Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ… được quản lý bằng phương tiện điện tử.

-   Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
-   Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
-   Quá trình thanh toán nhanh hơn.
-   Góp phần bảo vệ môi trường.

HĐĐT được thực hiện theo chủ trương của Chính phủ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ và văn bản số 1137/TCT-DNL ngày 31/3/2012 của Tổng Cục thuế về việc hướng dẫn thực hiện hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp và các cá nhân có thể sử dụng hoá đơn điện tử cho việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Khách hàng sẽ nhận được tin nhắn thông báo thanh toán cước phí thành công cùng với thông tin về việc truy cập website để nhận hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử của khách hàng sẽ được lưu trữ trên website http://invoice-vnpt.vn tối thiểu trong thời hạn 24 tháng. Khách hàng có thể đăng nhập vào http://invoice-vnpt.vn  hoặc vào email mà khách hàng đã đăng ký nhận thông báo cước Internet hàng tháng của VNPT để tra cứu, xem, in và tải hóa đơn điện tử.

VNPT khuyến khích khách hàng đăng ký địa chỉ email của mình với Công ty để có thêm kênh xác nhận thông tin nhanh chóng và tiện lợi.

Sau khi thu tiền, nhân viên thu cước của VNPT sẽ thực hiện gạch nợ cước trên hệ thống. Khách hàng sẽ lập tức nhận được tin nhắn từ tổng đài báo về việc thanh toán cước thành công cùng các thông tin về cách thức lấy hóa đơn điện tử trên trang 
http://invoice-vnpt.vn

Hoá đơn của Khách hàng được lưu trữ trên website trong thời gian tối thiểu 12 tháng. Đồng thời Quý khách cũng nhận được hoá đơn điện tử qua email đã đăng ký nhận thông báo cước Internet hàng tháng.

VNPT  khuyến khích khách hàng đăng ký địa chỉ email của mình với Công ty để có thêm kênh xác nhận thông tin nhanh chóng và tiện lợi. Để đăng ký email với VNPT, khách hàng có thể thực hiện theo những cách dưới đây:

-   Liên hệ trực tiếp với nhân viên thu cước hàng tháng.
-   Đăng ký tại các quầy giao dịch (cửa hàng giao dịch) của VNPT trên toàn quốc.

Khách hàng có thể thanh toán cước bằng các hình thức khác nhau. Tuy nhiên, đảm bảo công nợ của  1 hóa đơn chỉ được thanh toán bằng 1 hình thức duy nhất.

Trường hợp các khách hàng ở vùng sâu, vùng xa cần hóa đơn có thể ra các cửa hàng của VNPT để hỗ trợ in "bản thể hiện" của hóa đơn điện tử.

Khách hàng chỉ nhìn thấy hóa đơn khi thanh toán hết nợ cước (trừ các khách hàng ủy nhiệm thu chi).

- Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:

• Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
• Gửi tới địa chỉ email của khách hàng

- Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):

• Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
• Tích hợp qua Services

-    Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
-    Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
-    Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
-    Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
(Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32)

♦ Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

-    Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

♦ Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

-    Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)

♦ Bước 3: ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần.

+ Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).
+ Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

-    Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
-    Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
-    Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm)

-    Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
-    Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
-    Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
-    Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

-    Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
-    Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
-    Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu...
-    Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
-    Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Lưu ý:
-    Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
-    Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

-    Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
-    Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

-    Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
-    Bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy:
-    Login vào hệ thống phát hành hóa đơn
-    Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HĐ”
-    Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối
-    Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in ra giấy
-    Hóa đơn giấy của  sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Tuy nhiên theo công văn 2743/TCT-DNL thì hóa đơn chuyển đổi của VNPT sẽ không  phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
-    Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua